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学会治理结构与治理方式丨议事规则与会议制度

来源:学会服务365     发布时间:2019-04-02 17:50:14      文章分类:行业新闻

2017年,中国科协学会学术部启动了《全国学会优秀改革案例汇编丛书》(以下简称《丛书》)编写工作。《丛书》以党的十九大精神为指导,以国家有关政策法规为依据,以各学会开展的改革实践工作为基础,总结近年来中国科协所属全国学会在改革中取得的好经验好做法,供全国学会参考借鉴。


今天推出

学会治理结构与治理方式丨议事规则与会议制度


议事规则是指被会议组织正式采纳的、成文的议事规则。这些规则规定了成员在组织的会议中所必须遵循的程序与承担的责任。议事规则的目标是保证会议的公平和效率,并为解决程序上的分歧提供坚实的基准[1]。学会的议事规则集中体现在会议制度的制定和履行方面,因此会议制度是实现依法治会、体现学会治理特色的最重要的方式之一。


《科协系统深化改革实施方案》强调要健全完善学会治理方式,调动激发学会的创新热情和创造活力,并指导学会研究制定务实高效、位阶有序的会议制度,督促学会领导机构按期换届,确保会员(代表)大会、理事会(常务理事会)、监事会依法依章程履职。


中国自动化学会借鉴《罗伯特议事规则》,结合自身工作特点,制定了工作会议议事规则,有效激发了学会内在活力;中华医学会在建立会议制度方面分门别类地制定了会议制度,为建立务实高效、位阶有序的会议制度做出了表率。


案例参考   案例一   中国自动化学会


(一) 改革背景


中国自动化学会第十届理事会履职期间,实行正副理事长、正副秘书长、常务理事各司其职、分工合作的基本工作模式,制定了理事会、常务理事会和理事长工作会议的议事规则,明确了会议周期、会议形式和会议目的,务实高效、位阶有序的民主议事和会议制度初成。


(二) 改革措施


1. 学会领导班子各司其职、分工合作


中国自动化学会第十届理事会的副理事长、副秘书长按照综合管理、学术、财务、会员发展和奖励、会议会展、出版宣传、工业科技、社会服务和地方服务、外事、港澳台等进行分工,同时常务理事会也按照以上工作内容进行分组,每一组由负责相应事务的副理事长牵头,副秘书长负责沟通协调,秘书处派一名主管负责联络执行。


2. 严格执行结构分明、权责明确的例会制度


在常务理事会分工合作的基础上,学会严格执行每两个月召开一次学会正副秘书长工作会议,每季度召开一次学会正副理事长工作会议,每年至少召开两次常务理事会工作会议、一次理事工作会议,每年召开一次分支机构秘书长工作会议和若干次党委会议的会议制度。具体例会体系如图 1-1 所示。

图 1-1 中国自动化学会五级例会制度


由图 1-1 可知,五级例会制度结构层次分明、权利职责明确。秘书长工作会议聚焦学会各项工作的具体实施进程、讨论审议各项工作的预决算、起草相 关规章制度、反馈各方声音等,经秘书处梳理汇总后提交理事长工作会议审定; 理事长工作会议受常务理事会委托,着眼于学会“三重一大”(重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金的使用),必须经集体讨论做出决定的制度,相关工作计划和具体实施周期,提交常务理事会、理事会审议表决;常务理事会、理事会主要是审议表决学会“三重一大”相关工作,并对学会未来发展建言献策;党委会负责传达落实中央精神,为学会发展保驾护航,领导学会党建工作,审议提交常务理事会、理事会的重大事项,团结带领广大会员和科技工作者听党话、跟党走。


3. 制定学会议事规则,民主办会、依法治会,对接国际一流科技社团


按照“集体领导、民主集中、会议决定”的原则,中国自动化学会第十届理事会建立集体领导与个人分工相结合的工作机制,制定中国自动化学会工作例会议事规则,保证各项工作讨论决策的程序正义,自上而下保证民主决策, 提高了学会的办事效率,将每一项提案与决策在日常工作中落到实处。


中国自动化学会工作例会议事规则的制定过程中,参考国际一流科技社团的会议制度,充分借鉴了《罗伯特议事规则》。为了避免出现会议普遍存在的“跑题”“一言堂”“不文明”“打断”“自由发言未形成可执行性的决议”等现象,中国自动化学会从主持人、发言顺序、发言时间、提出动议、表决决策、会议纪要等多个角度提出具体要求,激发学会内在活力。


1)规定会议主持人的权责。作为会议主持人,必须要做到公正、公平, 不偏袒任何一方,主持人是会议的执行者,负责按照会议程序运转会议,同时也受到规则的制约,不能凭借个人主观意志随意表达。在会议中,主持人可以控制议程和维持秩序,按照程序运转会议;分配发言权;主持表决;裁决权宜问题、秩序问题;答复会议询问;召集与主持会议。


2)规范发言顺序,赋予与会人员发言权。中国自动化学会工作例会中, 按照副理事长、副秘书长所分管的内容进行工作汇报,该顺序固定。在会议中,如有与会人员临时发言的,应当在征得主持人同意后再发言。不仅使得与会人员处于同一程序中,而且保证了全体与会人员的权利,让其可以充分发表意见,保证了会议的平等性和民主性。


3)规定发言时间,确保议事“不跑题”。议事规则中特意规定了在会议中发言不超过 3 分钟,对同一议题每人发言一般不超过 2 次。如遇专题例会,与会人员可以现场规定发言规则。由此可以有效的保证会议主题的集中性和高效性,避免“跑题”现象。


4)切实保障缺席人员的表达权。缺席者可以通过邮件、短信、信函等多种形式表达自己的缺席表决,在会议开始前,将缺席者意见交于主持人,让其在自由发言期间,在限定时间内代替缺席者适当表达意见。这不仅可以充分保障缺席者的权利,同时也能有利于会议决议的进行与通过,更能反映出真正的民主。


5)非经会议讨论不应提交表决。重视辩论环节,并在会议中安排固定的时间进行自由发言和辩论,鼓励与会人员发表不同意见,只有经过思想的碰撞,才会出现更闪烁的火花。


6)明确会议的动议。会议讨论的内容应当是一个明确的动议:“动议,就是行动的建议 !”动议必须是具体的、明确的、可操作的行动建议。经过附议后才能由主持人确认议题后进入讨论环节,最终形成的决议落实到会议纪要中需体现动议的提议人、附议人以及具体决议的工作、周期和工作方案。


任何会议制度的制定都不是朝夕间就能完成的,在借鉴《罗伯特议事规则》的基础上,在充分结合学会实践的基础上,中国自动化学会初步形成党委会议、理事会、常务理事会议以及正副理事长、正副秘书长工作会议相结合的各权利相互制衡、相互协调的分工合作机制。正是在规则的指引下,与会者才能对“我该如何发言”“有多长时间”“怎么辩论”“如何提出一个明确的动议”、“动议可否得到他人附议”等问题有充分的了解与准备,不但能够规范会议,保证决策过程的程序正义,更好的鼓励与会者表达自己的观点,激发各位理事参与学会治理的积极性和创造性。


案例小结


中国自动化学会每年共召开10次正副理事长、秘书长工作会议,2次常务理事会,1次理事会,通过借鉴《罗伯特议事规则》形成各类会议制度,规范理事长、秘书长工作会议以及常务理事会,保证了会议的有序进行,也保障了与会者表达观点的权利 , 共形成决议30余项,有力地推动了学会各项工作的开展。


(资料提供者:张 楠 叩 颖)



案例二  中华医学会


(一) 改革背景


中华医学会历来重视对学会制度的建设工作,把完善学会制度和遵守执行放在重要位置。2011年印制了《中华医学会办事机构规章制度汇编》和《中华医学会规章制度汇编》,内容包括:议事规则、党风廉政建设、人事管理、财务资产管理、网络信息管理、组织管理等。这两本制度手册分别印发给学会各部门和学会所属的88个专科分会。2015年12月新一届学会领导班子成立,对学会的制度建设抓得更紧,专门成立学会制度建设工作组,党委书记亲自抓, 纪委书记亲自管,定期或不定期地召开相关会议,推进、落实学会的制度建设。学会领导班子确定的2017年度12项重点工作中,把制度建设列为重点工作之一。


(二) 改革措施


1. 有领导有组织的自上而下贯穿制度建设


新一届学会领导班子将制度建设作为2017年度12项重点工作之一。由党委书记亲自挂帅,纪委书记亲自主管,办公室作为执行部门、纪检监察审计室作为监督部门,定期或不定期地召开相关会议,推进、落实学会的制度建设。


中华医学会成立于1915年。现有88个专科分会,67万名会员,下设部门16个,法人实体机构3个,另与解放军军事医学科学院合办医学图书馆1 个。编辑出版123种医学、科普等各类期刊及100余种音像出版物。


中华医学会通过4次主要的工作会议,逐步将学会的工作推进,同时自上而下的贯穿。2016年1月19日召开了第一次关于中华医学会制度建设工作专题会,专门讨论中华医学会制度建设工作。党委书记主持会议,纪委书记参加 会议。各职能部门的负责人要站在学会层面,打开思路,认真研究制度建设, 进一步规范学会办事机构、专科分会的运行。制度的完善要注重针对性、可操 作性,可跟踪、可检查,要在认真学习中央群团组织工作会议精神和国家卫生 计生委、中国科协有关文件、规定的基础上,综合考虑好中华医学会的制度建 设工作。对中华医学会制度建设工作做出部署:


①由办公室和纪检监察审计室 作为牵头部门,积极推动规章制度的修订工作;


②明确规章制度修订时间期限为半年;


③认真研究规章制度修订流程各个环节,所有程序都要依法合规;


④由纪检监察审计室承担学会制度贯彻落实的监督责任。                                


2016年3月23 日第二次召开中华医学会制度建设工作专题会,秘书长、党委书记和纪委书记参加会议。牵头和协作部门按照巡视整改的要求和马晓伟会长加强管理的指示精神,针对存在的问题,结合中华医学会五年工作规划开展制度建设调研工作,立行立改、长短结合。各部门在制度建设和完善过程中,要加强协调沟通,制度形成初稿后及时发到相关部门征求意见,充分听取意见建议。对于会员服务制度建设等重点难点,要加强调查研究,对于一些影响面大的制度调整,也可以采取先行试点再稳步推广的方式进行。


2016年12月28日召开第三次关于制度建设工作会议。对照各部门制度建设进度情况,结合中华医学会巡视整体工作和学会制度建设的要求,各部门要把握时间节点,梳理修订或制定制度的进展情况,抓紧推进制度建设工作。


2017年3月24日中华医学会秘书长主持召开了“中华医学会 2017 年第一次党风廉政建设和反腐败工作领导小组会议暨第七次巡视整改工作领导小组会议”。会议议题的其中一项是在以往工作基础上进一步查找梳理廉政风险点,聚焦防控重点,完善相关制度并定期督查检查,扎实推进党风廉政工作不断深入。2017年学会要把落实巡视整改工作重点聚焦到制度建设上。各部门推进制度建设工作要严格按照制度建设进展台账的时间节点完成制修订任务,同时要注意研究制度的落实和执行,对涉及全局的制度建设要安排专题会议进行研讨、交流,为制度的落地执行夯实基础。各党支部(总支)书记、支委纪检委员承担起主体责任和监督责任,压实学会全面从严治党、党风廉政建设和反腐败工作以及巡视整改工作和巡视“回头看”工作责任,切实将党建工作和业务工作有机融合,稳步推进2017年党风廉政建设反腐败和巡视整改工作各项任务的完成。


2. 全面加强中华医学会制度建设


截止到2017年,工作组积极与学会办公室、党群办公室、纪检监察审计室、人事处、财务处、资产管理处、对外联络部、期刊管理部、学术会务部、继续教育部、科技评审部、组织管理部和网络信息部等部门沟通联系, 完成制定、修订和完善的规章制度共37项。已经完成审批、报批程序、发布实施的制度有18项,具体有:办公室负责制修订的《党政领导班子会议规则》《秘书长办公(专题)会议规则》;党群办公室负责的《党委会议事规则(试行)》《中华医学会党委中心组学习制度》《中华医学会党委关于党费收缴、使用和管理的规定》;纪检监察审计室负责的《纪委全委会议事规则(试行)》;人事处负责的《中华医学会开展职工轮岗交流工作实施方案(试行)》;财务处负责修订的《中华医学会财务报销管理制度》和《中华医学会服务类供应商公开招标方案》;期刊管理部负责的《中华医学会系列杂志编辑委员会委员的职责、权利和工作要求(试行)》《中华医学会系列杂志编委会委员工作考核细则(试行)》《中华医学会系列杂志总编辑任职责任书;倡导学术诚信 抵制学术不端 医学期刊从业者倡议书》《中华医学杂志社有限责任公司招投标管理办法》《中华医学杂志社有限责任公司合同管理办法》; 网络信息部负责的《中华医学会网络系统安全管理规定》《中华医学会无线网络管理办法》《中华医学会计算机机房管理制度》《中华医学会 OA 系统KEY 的使用暂行规定》。


3. 落实全面从严治党,完善议事制度


学会党委和领导班子带头制定《中华医学会党委会议事规则(试行)》《中华医学会纪委全委会议事规则(试行)》《中华医学会秘书长办公会(专题)议事规则(试行)》《中华医学会党政领导班子会议议事规则(试行)》。


《中华医学会党委会议事规则(试行)》依据《中国共产党章程》《中国共产党党和国家机关基层组织工作条例》和党内有关规定,结合学会工作实际制定。议事规则旨在保证学会党委在贯彻党的路线、方针、政策上发挥保障监督作用;在政治方向、政治立场上,发挥引领作用;在重大问题决策上, 发挥决策参与作用。主要职能是坚持和贯彻党的民主集中制,健全和完善党委集体领导,全面落实“党建强会”发展战略,充分发挥学会党委的政治核心作用。


《中华医学会纪委全委会议事规则(试行)》是在推进全面从严治党、加强党内监督的大背景下,为进一步健全和规范学会纪律检查委员会全体会议的议事制度和程序,充分发挥纪委会对学会纪检工作的集体领导作用,实现重大问题决策的民主化、规范化、科学化以及推进纪检工作的组织覆盖专门制定的。这一制度的颁布试行对加强纪委工作,建设一支有作为、敢担当的纪检干部队伍提供了必要的制度保障。


《中华医学会秘书长办公会(专题)议事规则(试行)》以履行并完成《中华医学会章程》赋予的使命,研究落实理事会、常务理事会重大决策事项,研究办事机构各部门工作、人员配置、年度财务预算等,研究“三重一大”涉及的有关事项,研究提交党政领导班子会议的有关工作为主要任务。


《中华医学会党政领导班子会议议事规则(试行)》是学会贯彻民主集中制,实行集体领导、集体决策的重要形式。此规则是为认真贯彻落实“三重一大”需经集体讨论决定的制度,促进决策的科学化、民主化、规范化、制度化,结合学会实际而制定的。


《中华医学会党政领导班子会议议事规则(试行)》和《中华医学会秘书长办公会(专题)议事规则(试行)》经过起草和多次修改,2016年9月开始报请学会领导进行审阅和修改,听取学会主要领导的意见及建议。先后发文征求国家卫生计生委人事司、机关党委、财务司、办公厅、中国科协科技社团党委和学术学会部等单位(司局)意见。经2017年3月14日党委会和2017年3月24日党政领导班子会议审议通过。一是明确议事范围。传达贯彻落实党中央、国务院以及上级有关部门的重要决定、重要指示和重要会议精神。研究讨论学会重大改革方案和事业发展规划。研究决定提交常务理事会、理事会审议的事项。研究决定党委会、秘书长办公会提交需解决的全局性重要问题。研究决定学会领导班子成员分工,以及学会重要人事任免、重要事项的决策、重大项目安排、大额资金使用等“三重一大”事项。不断完善议事制度,实事求是,合理分工,自然灵活协调,监督敦促落实,群策群力,确保国家卫生计生政策落到实处,取得实效。二是规范议事程序。党政领导班子会议讨论议题需经有关会议形成初步意见后由党、政主要领导提出,并按照工作职责分别主持,由议题承办部门负责汇报,由分管领导进行补充说明党政领导班子会议采取主要负责同志“末位发言制”,主持人在充分听取参会人员意见的基础上,落实民主集中制原则,对讨论议题形成决议。客观公正讨论会议议题,规范合理议事程序,提升决策科学性和民主性。三是坚持议事原则。会议坚持民主集中制原则,坚持充分酝酿沟通原则,坚持集体决策分工负责原则, 会议研究内容按统一要求进行部署或公布,参加和列席会议人员要严格遵守保密的义务。



(资料提供者:刘俊立 陈 旸)




案例小结


中华医学会积极推进制度建设,促进学会改革发展。从制度入手, 坚持制度治会,规范学会治理。党委、班子率先做起,认真贯彻党政领导班子会议、党委会议、纪委会议、秘书长会议等议事规则和会议制度, 严格执行“三重一大”事项必须经集体讨论决定制度。为积极推进制度 建设,促进学会改革与发展奠定了制度基础。