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线上办公,这些高效工作技能你get了吗?

来源:     发布时间:2020-02-17 13:58:30      文章分类:网站知识

随着一场突如其来的疫情,全国各地、各个行业都面临着延迟开工,线上办公、分散办公成为应对特殊时期的最佳方法。

但是,面对这样的“云上班”,不管你是领导层,还是普通员工,还是自由职业者,一开始难免会有些不适应,甚至不知所措。

如何保证自己的工作任务能按时、保质保量地完成,如何避免线上沟通带来的权责不清晰,如何掌控整个项目的进展等,这些都是每个职场人要面临的客观问题。

而隐藏在这些问题背后的本质就在于,你如何管理好自己的时间,平衡生活与工作。

时间对于每个人来说是最公平的,每人每天拥有的时间都是24个小时。除了工作,我们还要吃饭、睡觉、做家务、照顾孩子等。

如何利用好这些时间,就取决于我们自己了。

凡是能够高效地完成工作任务的人,一般都具备以下这些特征:

能够从全局俯瞰自己的工作,提前做好规划。

将工作分解成具体的执行步骤,不放过任何一个细节。

重视与人的沟通,依靠团队的力量完成工作。

善用各种工具、创意,帮助自己提高工作效率。

掌握这些高效的工作术,在家办公的你也能出色完成任务:

1、利用To Do List将工作任务可视化

没有哪个人的工作任务是单一的,我们一般都需要同时处理多个任务。

“什么事情是要立即处理完的”“什么事情可以排到后面”“什么事情在什么时间节点需要他人的协助”,这些都必须明确。做成to do list,即可将所有任务可视化,完成所有任务所需要的时间也会一目了然。

并且,时间是有限的,必须分清每件事的优先级,抓大放小,合理安排。

2、利用计时器让自己在短时间内集中精力处理工作

受外部环境的影响(过于放松的环境、孩子的吵闹、家人的干扰等),无法很好地集中精力处理工作是在家办公的一大困扰。

任何高效人士都无法保证自己一天8个小时都处于高效工作的状态。关键在于分清任务的轻重缓急,集中时间处理紧急且重要的任务。可以设置计时器,让自己在短时间内集中精力。

到时间后,可以离开座位,起身做一些伸展运动,喝杯咖啡,休息一下,再进入下一个集中时间段。如此一来,有节奏、劳逸结合的时间安排才能确保工作效率。

3、把“一天”分解成“上午”“下午”和“傍晚”

有的人可能上午的工作效率更高。休息了一晚,大脑运转起来速度快,同样的工作,上午处理起来的速度要比下午处理快得多。

当然,要怎么分配工作取决于你的性格与工作内容。有些人觉得早上思路清晰,更适合做需要构思的工作。也有人认为,回邮件和一些琐碎的小任务最好安排在午休后,这样才能给大脑留出充分的热身时间,提高工作效率。

总之,把工作时间划分成上午、下午和傍晚这三个时间段,然后分别安排不同的任务。这样更容易集中注意力,以更高的密度完成工作任务,最终结果绝对差不了。

4、做资料先搭框架边做边确认

做资料切勿不经思考,闷头蛮干。所谓搭框架,就是先列出提纲,脑子里有一个大概的整体思路之后,再开始动手制作,往大的框架里补充细节。

尤其是像报表、企业宣传册、企划案等比较常用的商务文件,则没有必要从头做起。现在网络如此发达,有各种模板可供参考。套用免费模板,再根据自己的实际情况做相应的修改与完善。

还有一点很重要,中途随时商量,避免前功尽弃。

在推敲方案,制作资料的同时,把草案抛出来请示上司,征求同事们的意见。如此一来,不仅能及时发现方案的不足,迅速调整方向,不至于沿着错误的道路越走越远,而且别人贡献的建设性意见还能提升策划案的深度。

中途商量有助于显著提升时间的利用效率,帮助我们取得更好的工作成果。

5、灵活运用各种APP提高工作效率

现在大家使用的都是智能手机,很多办公软件(比如word, excel等)都有手机版,非常方便。即便不打开电脑,也能轻松在手机上确认一些资料文件。

在家办公,需要在公司以外的电脑上存储文件时,为了方便日后下载,可以直接存到云盘,还能共享给其他同事。

电子日历也是非常方便的工具之一。因为电子日历能在所有设备上同步,用电脑或手机就能随时查看,和上司/同事/员工共享日程是它最大的优势。

比如,你可以将今日要完成的工作事项全写在电子日历里,共享给你的同事,他们对你的工作安排就一目了然了。

6、任何形式的沟通要点最多列3个

在线办公,很多沟通都会变成线上的、文字版的、语音形式的。万万不可给对方发去一封巨长的邮件,或者一份几十页的资料,甚至是数条60秒的语音。这样做的后果是既浪费了你自己的时间,对方接收、消化的时间也会变长,而且由于信息缺乏重点,很有可能会造成沟通不到位、理解有偏差等问题。

无论是发消息、写邮件,还是做资料,我们都要反复自问,自己写的内容是不是简洁易懂,对方收到之后能否快速地理解并协助我的工作。

明确优先级,搞清自己通过这封邮件或这段文字要传达的是哪3个要点,这样才能让内容更好懂,执行起来才会更简单、更有效。

7、关掉通知铃声集中注意力

在家用电脑处理工作的时候,我们难免会被突如其来的信息、通知铃声打断思路,电脑、手机屏幕突然弹出的信息提示也会分散你的注意力。“迅速回复”看似高效,殊不知这样会让你无法专注于手头的工作。

铃声一响,好不容易想到的点子都飞到九霄云外去了。总的来看,动不动就查消息反而会降低工作效率。

如无紧急情况,可以关掉电脑的通知铃声和手机铃声,等空下来了再统一查看,这样就不怕思路被打断了。

只是把“随时”和“被动”改成“定时”和“主动”,所有的注意力都能集中在手头的任务上,速度快了,用时自然就短了。

8、让电话会议更高效的3个诀窍

开会是最容易出现浪费了时间,还没有结果的一项职场活动。线上会议就更是如此了。

如何才能让宝贵的时间发挥出最大的价值呢?关键是做到以下3点:

1)提前发送资料

“看资料”这件事完全可以各自完成,不需要占用会议时间。所以提前把资料发送给所有与会者(至少提前一天)是有效利用会议时间的好办法。如此一来,大家就能“预习”资料,就算只是粗略地看一遍,也比完全没看过要好。

2)进入正题之前,先宣布“今天要敲定的事”

在会议正式开始之前,请大家先明确宣布今天要达成怎样的目标。只要告知在场的所有人“今天要敲定××和××”,就能让大家带着目的参与讨论,就算中途跑偏了,也能在最后关头拉回来。

在这个时候顺便提一下会议大致在什么时候结束,有助于集中注意力,有效提升时间的利用率。

3) 记得做总结,明确分工

会议即将结束时,请大家务必对本次会议敲定的事项做个总结,并明确各自的分工,要具体到接下来由谁来做什么的程度。例如:“我会在本周内把文件发过去,后续跟进就交给小A了!”

如此一来,所有人都能沿着既定路线向前推进,会议才有可能发挥作用。

这段时间于全国人民来说,都是非常艰难的时刻。无论事情发生怎样的变化,我们都应坚定不移地“整理”现状,“筛选”必要的东西,紧紧抓住真正重要的东西。

工作与生活不可能像被施了魔法一样事事顺利,但每天的24小时是人人平等的。

未来是好是坏,就取决于我们能否把有限的时间用到极致。